Clasificación de Documentos y Sistemas de Archivo

30 horas
Validado y Subvencionado por el Ministerio de Empleo
Sin plazas

Descripción

Conoce a fondo con esta unidad formativa las clases de archivo y su finalidad, además de las formas de optimización de los sistemas informáticos de oficina y la gestión electrónica de la información. Domina las herramientas más eficaces para el mantenimiento de sistemas de la información en sus modalidades física y digital, así como la metodología de planificación de un archivo de gestión de la documentación para conseguir un sistema eficaz de almacenaje de la información.
Programa
Salidas / Competencias
Requisitos de acceso

  1. El Archivo Concepto y finalidad


Clases de archivos.
Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.
Por su contenido: público o privado.
Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo.
Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.
Sistemas de registro y clasificación de documentos.
Alfabético.
Numérico.
Alfanumérico.
Temático.
Geográfico.
Cronológico
Otros.
Mantenimiento del archivo físico.
Recursos materiales.
Infraestructura de archivo.
Mantenimiento del archivo informático.
Métodos.
Unidades de conservación
Planificación de un archivo de gestión de la documentación.
Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para la estructura de archivo más adecuada.
Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar.
Sistemas de registro y codificación a implantar.
Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal
Definición de las formas de acceso al archivo.
Normas de conservación de la documentación histórica o histórica: destrucción, archivo definitivo ...
Elaboración del Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos.
Comunicación a los empleados de los procedimientos de acceso.
Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos.
Concepto.
Características, tipos, simbología, diseño y elaboración

  1. Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina


Análisis de sistemas operativos.
Evolución, clasificación y funciones
Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones.
Controladores, parches y periféricos.
Gestión del sistema operativo.
Gestión de procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos.
Gestión del sistema de archivos.
Elementos, funciones y búsquedas.
Exploración o navegación.
Barra de menú
Barra principal.
Barra de dirección
Panel Lateral.
Panel de visualización
Barra de estado
Grabación, modificación e intercambio de información.
Documentos estáticos y dinámicos.
Vinculación e incrustación de información.
Herramientas.
Compresión y descompresión
Multimedia
Procedimientos para usar y compartir recursos.
Configuración de grupos de trabajo
Protocolos de comunicación
Servicios básicos de red
Optimización de los sistemas.
Entorno gráfico y accesibilidad
Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas.
Catálogo de incidencias.
Reproducción de incidencias y soluciones.
procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información.
Copias de seguridad y mecanismos alternativos.
Programas maliciosos.
Normativa legal aplicable.
Propiedad intelectual
Ley Orgánica de Protección de Datos.
Código de Comercio.

  1. Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la documentación


Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo.
Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental.
Ventajas y inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales.
Desde el punto de vista de la seguridad.
Desde la óptica del uso de la racional de los recursos.
Desde el punto de vista económico.
Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas.
Flujo Paralelo.
Flujo Secuencial.
Flujo Convergente.
Flujo Iterativo.
Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación.
Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales
Codificación de documentos.
Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: Manual de Archivo y clasificación de documentos.
Valoración de los documentos a conservar en soporte legal, de acuerdo con la normativa legal
Establecimiento de niveles de seguridad, y de acceso a cada documento.
Instrucciones de seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente.
Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación.
UNE-ISO 15489.
Modelo EFQM de Excelencia.
Otras Normas.
  • Área de Administración y Gestión de Recursos Humanos
  • Asesorías laborales
  • Gestorías